שלחתם כבר קמפיין במייל? אז את רוב העבודה לקמפיין קולי כבר עשיתם. הקמפיין הקולי משתמש באותן רשימות תפוצה, ומה שנשאר הוא להקליט הודעה ולעבור אשף של ארבעה שלבים. הנה כל הדרך, מההתחלה ועד הדוח.
לפני שמתחילים: שלושה דברים
- מספרי טלפון באנשי הקשר. הקמפיין מחייג למספר שבכרטיס איש הקשר. אם רשומים כמה מספרים, נבחר הראשון התקין. אם ייבאתם את הרשימות מקובץ, ודאו שעמודת הטלפון נכנסה.
- יתרת דקות. דקות שיחה נרכשות במסך החבילות, בלשונית "דקות שיחה". כך מחשבים כמה דקות צריך.
- הקלטה. בתפריט "הודעות קוליות" ← "ההקלטות שלי" אפשר להקליט בטלפון, להעלות קובץ או להקליט מהמחשב. לפני כן כדאי לקרוא איך מקליטים הודעה שנשמעת טוב בטלפון.
שלב 1: פרטים
בתפריט "הודעות קוליות" ← "קמפיינים קוליים" פותחים קמפיין חדש ונותנים לו שם, למשל "תזכורת לאסיפה השנתית". השם משמש אתכם בלבד, והנמענים לא שומעים אותו.
שלב 2: נמענים
בוחרים רשימת תפוצה אחת או יותר. ליד כל רשימה מופיע מספר החברים הפעילים בה, ומיד אחרי הבחירה מוצג כמה נמענים יקבלו שיחה בפועל, עם פירוט של מי שירד ולמה:
- ללא טלפון תקין - אין מספר, או שהמספר אינו מספר ישראלי תקין.
- מספרים כפולים - אותו מספר רשום אצל כמה אנשי קשר. כל מספר מקבל שיחה אחת.
- ביקשו הסרה - מספרים שהקישו 9 באחד הקמפיינים הקודמים שלכם.
- סומנו כתלונה - אנשי קשר שהתלוננו על הדיוורים שלכם.
אם כתוב "236 נמענים יקבלו שיחה" מתוך רשימות של 482 אנשי קשר, זו לא תקלה. הפירוט מראה בדיוק לאן הלכו השאר.
שלב 3: הקלטה
בוחרים את ההודעה מתוך ההקלטות המוכנות. ליד כל אחת מופיעים האורך ונגן. הקשיבו לה עוד פעם כאן: זה מה שהנמען ישמע בטלפון.
שלב 4: אישור ותזמון
במסך האחרון מופיע סיכום: שם הקמפיין, מספר הנמענים, ההודעה ואורכה, כמה דקות מחויבות לכל שיחה, והסך המשוער מול היתרה שלכם.
כאן גם בוחרים מתי לשלוח: עכשיו, או במועד מתוזמן. החיוג מתבצע בין 09:00 ל-20:00, ולא בשבת ובחגים. אם תנסו לתזמן למועד חסום, המערכת תתריע מראש. קמפיין שנשלח "עכשיו" מחוץ לחלון ימתין, ויתחיל לחייג כשהחלון ייפתח.
הגדרות מתקדמות (לא חובה)
מתחת לסיכום יש אזור מקופל של הגדרות מתקדמות. רוב הקמפיינים לא צריכים אותו: כל שדה שנשאר ריק פועל לפי ברירת המחדל של מערכת החיוג. כשכן צריך:
| הגדרה | מה היא עושה |
|---|---|
| סוג הקמפיין | למשל "חוזר", שבו הנמען יכול להקיש 1 כדי לשמוע את ההודעה שוב, או "ניתוב לנציג", שמחבר את הנמען למענה אנושי. |
| מספר לניתוב | המספר שאליו מחוברת השיחה. חובה בקמפיין מסוג ניתוב לנציג. |
| אפשרות הסרה | הנמען מסיר את עצמו בהקשה על 9. כברירת מחדל מושמעת גם הודעה סטנדרטית, ואפשר לבחור הסרה שקטה. |
| זיהוי תא קולי | ניסיון לזהות מתי ענה תא קולי ולא אדם. |
| ניסיונות חיוג | כמה פעמים לנסות להשיג כל מספר (עד 10). |
| מדיניות חיוג חוזר | מתי לחייג שוב: אף פעם, אחרי כישלון, או אחרי עומס. |
| המתנה בין ניסיונות | כמה שניות לחכות לפני ניסיון נוסף. |
| שיחות מקבילות | כמה שיחות יוצאות בו-זמנית. מספר נמוך פורס את הקמפיין על פני זמן ארוך יותר. |
| זמן חיוג מקסימלי | כמה שניות לחכות למענה בכל ניסיון. |
אחרי השליחה: דוח הקמפיין
אחרי השליחה עוברים למסך הקמפיין, שמתעדכן לבד כל 20 שניות כל עוד הקמפיין רץ. בראש המסך מופיעים מונים לפי תוצאה:
- נענו - השיחה נענתה.
- לא ענו ותפוס - הנמען לא הושג.
- תא קולי - ענה תא קולי.
- נכשלו - החיוג לא הצליח.
- ביקשו הסרה - הקישו 9, ולא יקבלו מכם שיחות קוליות נוספות.
- ממתינים ובחיוג - מה שעוד לא הסתיים.
מתחת למונים יש פירוט לכל נמען: שם, טלפון, תוצאה, משך השיחה בשניות ומספר ניסיונות החיוג. משך השיחה שימושי במיוחד: אם רוב השיחות שנענו קצרות בהרבה מההודעה, כנראה שאנשים מנתקים באמצע, ובפעם הבאה כדאי להקדים את העיקר.
באותו מסך מופיע גם החיוב: כמה דקות הוזמנו, כמה חויבו בפועל ומה הוחזר ליתרה.
לעצור קמפיין
ברשימת הקמפיינים יש כפתור עצירה לקמפיין שעוד לא הסתיים. קמפיין שעוד לא התחיל לחייג מבוטל עם החזר מלא. בקמפיין שכבר רץ, שיחות שבוצעו מחויבות, והמספרים שנותרו לא יחויגו.
הקמפיין הראשון לוקח כמה דקות, ומהשני כבר תעברו את האשף בדקה. ואם ההודעה שלכם היא פרסומת או בקשת תרומה, קראו לפני השליחה מה חשוב לדעת על חוק הספאם.