כל מי שמנהל רשימת תפוצה של קהילה, ישיבה או ארגון חסד מכיר את הרגע הזה: המייל נשלח, שיעור הפתיחה מצוין, ועדיין חלק מהאנשים שהכי חשוב שידעו לא שמעו על האירוע. הסיבה פשוטה. מייל מגיע רק למי שיש לו כתובת מייל ושבודק אותה. בקהילות רבות יש לא מעט אנשים עם טלפון כשר בלי גלישה ובלי דואר אלקטרוני, מבוגרים שלא פותחים מייל, ובתים שבהם הטלפון הקווי הוא עדיין הערוץ המרכזי.
לאנשים האלה יש ערוץ אחד שמגיע כמעט תמיד: צלצול בטלפון. הודעה קולית מוקלטת מצלצלת בכל מכשיר - נייד רגיל, טלפון כשר או קו ביתי - ומתחילה להתנגן ברגע שעונים.
מתי הודעה קולית היא הבחירה הנכונה
הודעה קולית עובדת הכי טוב כשהמסר קצר, תלוי זמן, וחשוב שיגיע לכולם:
- תזכורת לאירוע או לאסיפה - יום לפני, עם השעה והמקום.
- שינוי של הרגע האחרון - זמן תפילה שהוזז, שיעור שבוטל, אולם שהתחלף.
- עדכון דחוף לכל החברים - כשאין זמן לחכות שמישהו יפתח את תיבת הדואר.
מתי עדיף להישאר עם מייל
שיחה קולית לא מחליפה כל דבר. מייל עדיף כשיש הרבה פרטים, תמונות, קישורים או מסמכים, כשרוצים שהנמען יוכל לחזור לתוכן מאוחר יותר, ובניוזלטר קבוע.
יש גם שיקול של עלות: הודעה קולית מחויבת לפי דקות שיחה, כך שהודעה ארוכה לרשימה גדולה מצטברת מהר (פירטנו את החישוב במדריך לעלות של קמפיין קולי). ושיקול של כבוד לזמן של הנמען: שיחה קוטעת את היום שלו. מי שמקבל שיחה מוקלטת בכל שבוע מפסיק לענות, או מקיש 9 ומסיר את עצמו.
הדרך היעילה: שני הערוצים על אותה רשימה
במיילבוסט הקמפיין הקולי נשלח לאותן רשימות תפוצה שמהן יוצאים המיילים. אין צורך לבנות רשימה נפרדת, מספיק שבכרטיס איש הקשר יופיע מספר טלפון. כך אפשר, למשל, לשלוח מייל מפורט עם כל פרטי האירוע, ולהוסיף ביום שלפני הודעה קולית של חצי דקה לכל הרשימה.
יש לזה יתרון נוסף: אנשי קשר שכתובת המייל שלהם כבר לא פעילה, והמיילים אליהם חוזרים, עדיין עונים לטלפון. בקמפיין הקולי הם נשארים ברשימה, כל עוד יש להם מספר תקין.
מה קורה למספרים לפני שמחייגים
רשימות שנבנו לאורך שנים מכילות מספרים בכל צורה אפשרית: 050-1234567, +972 50 123 4567, ולפעמים גם בלי האפס בהתחלה. לפני כל קמפיין המערכת עוברת על הרשימות שבחרתם ומסדרת אותן:
- מספרים בפורמט בינלאומי, או בלי אפס מוביל, מתורגמים לפורמט ישראלי רגיל.
- אם לאיש קשר יש כמה מספרים, נבחר הראשון התקין שבהם.
- מספר שרשום אצל כמה אנשי קשר יקבל שיחה אחת בלבד. זה נפוץ מאוד בקו ביתי שרשום אצל כמה בני משפחה.
- מספרים שביקשו הסרה מההודעות הקוליות שלכם לא יקבלו שיחה.
- אנשי קשר שסומנו כמתלוננים לא נכללים.
לפני האישור מוצג פירוט מלא: כמה אנשי קשר יש ברשימות, כמה ירדו ומאיזו סיבה, וכמה יקבלו שיחה בפועל.
שלושה כללים להודעה הראשונה
- קצר מדקה. החיוב הוא לפי דקות, וכל שיחה מעוגלת לדקה שלמה. הודעה של 65 שניות עולה פי שניים מהודעה של 55 שניות.
- מי מדבר, כבר בשניות הראשונות. אנשים מנתקים הודעה מוקלטת כשהם לא מבינים מי על הקו. פתחו בשם הארגון.
- רק כשזה מצדיק שיחה. שמרו את הערוץ הזה להודעות שבאמת צריכות להגיע לכולם, ואנשים ימשיכו לענות.
בהמשך הסדרה: איך מקליטים הודעה שנשמעת טוב בטלפון, מדריך לקמפיין הקולי הראשון, צעד אחר צעד, ומה חשוב לדעת על חוק הספאם לפני ששולחים.